SISTEMA UNIFICADO DO PROCESSO DE OBRAS

Construir e Manter a infraestrutura necessária para o Exército Brasileiro alcançar seus objetivos estratégicos.

SAIBA MAIS

CONTEXTO

Exército Brasileiro

O Departamento de Engenharia e Construção (DEC), Órgão de Direção Setorial (ODS) do Comando do Exército, têm por finalidade planejar, orientar, coordenar e controlar as atividades da função logística de engenharia, as relativas ao patrimônio imobiliário, meio ambiente e as ações subsidiárias de cooperação para o desenvolvimento nacional, tudo em conformidade com as políticas e as diretrizes estratégicas do Exército. A Diretoria de Obras Militares (DOM) é o órgão de apoio técnico-normativo do Departamento de Engenharia e Construção, incumbido de superintender, no âmbito do Exército, as atividades de construção, ampliação, reforma, adaptação, reparação, restauração, conservação, demolição e remoção de instalações, relacionadas a Obras Militares, e de controlar o material de sua gestão.

A estrutura de Obras Militares do Exército é formada por um conjunto de macroprocessos finalísticos sob responsabilidade normativa e gerencial da DOM. Estes macroprocessos mapeiam todo o ciclo de vida de uma Obra Pública sob responsabilidade do Exército, indo desde a sua concepção até a demolição, cumprindo as fases de estudo de viabilidade, anteprojeto, projeto, planejamento, licitação, contratação, acompanhamento, fiscalização, controle e conclusão; e após a entrega da obra, a nova edificação entra no ciclo de manutenção.


Ciclo de vida de uma Obra Militar
Ciclo de vida de uma Obra Militar

Escopo

O OPUS

O Sistema Unificado do Processo de Obras é um Sistema de apoio à decisão que suporta as funcionalidades de planejamento, programação, acompanhamento, fiscalização, controle, gerência e execução de obras e serviços de Engenharia de todas as atividades dos macroprocessos analísticos do Sistema de Obras Militares (SOM), tanto no nível executivo quanto gerencial e estratégico. A implantação do OPUS proporcionou: uma maior transparência no uso de recursos públicos; decisões ocorrem de forma mais oportuna; melhorou a comunicação; o uso de papel foi reduzido drasticamente; existe uma maior agilidade na execução de processos; conhecimentos são produzidos, aperfeiçoando processos e os projetos de engenharia são reutilizados, gerando economia de recursos.

OPUS - Sistema Unificado do Processo de Obras

Público Alvo

Todas as 650 (seiscentos e cinquenta) Organizações Militares (OM) que ocupam patrimônio jurisdicionado ao Exército Brasileiro que realizam solicitações de manutenção e construção. Os 12 (doze) Comandos de Regiões Militares (RM) e os 4 (quatro) Comandos de Grupamentos de Engenharia (Gpt E) que realizam a priorização das necessidades regionais. As 9 (nove) Comissões Regionais de Obras (CRO) e os 3 (três) Serviços Regionais de Obras (SRO) que são responsáveis pela execução de obras em sua respectiva Região Militar.

A Diretoria de Obras Militares (DOM) que é a gestora do Macroprocesso de Obras Militares. O Departamento de Construção (DEC) que é responsável por coordenar e controlar as atividades da função logística de engenharia. O Estado-Maior do Exército (EME) que responsável pelo Planejamento Estratégico do Exército.


12 Regiões Militares
12 Regiões Militares

Objetivos Estratégicos

Apesar de ser referência na Gestão de Obras Públicas no Governo Federal a DOM não dispunha de um Sistema Informatizado de Gestão que desse suporte para suas atividades. A ausência de um Sistema dificultava a comunicação com mais de 650 Organizações Militares espalhadas por todo território nacional. As Organizações Militares não tinham como obter de forma clara e precisa o andamento do Processo de Solicitação de Obras. O tempo gasto e a quantidade de ofícios, ligações, fax, e-mails e mensagens SIAFI recebidos diariamente para obter informações de obras eram gigantescos. Os questionamentos dos Gestores do DEC e da DOM eram respondidos com certo atraso, por vezes com imprecisão, comprometendo a eficácia das decisões tomadas.

A constante necessidade de atender a diretrizes governamentais e de uma Ferramenta de Gestão para o nível executivo, quanto gerencial e estratégico era imprescindível para atingir uma gestão pública moderna, eficaz, transparente e de resultado. Visando fazer frente a estes grandes desafios, a DOM idealizou o projeto OPUS com a finalidade de desenvolver um sistema corporativo de apoio à decisão para suporte a todos os processos de Obras Militares.

Objetivos do OPUS

  • Proporcionar transparência no uso de recursos públicos.
  • Garantir informações oportunas para a tomada de decisão em diversos níveis.
  • Agilizar a comunicação entre os diversos atores do processo de gestão de obras.
  • Reduzir drasticamente o uso de papel nos processos internos.
  • Promover agilidade na execução de processos até então burocráticos.
  • Favorecer a estatística dos dados gerados no processo de gestão de uma obra pública, gerando conhecimento útil.
  • Viabilizar o reaproveitamento de projetos de engenharia, evitando "reinventar a roda" gerando economia de recursos.

HISTÓRICO

Etapas da Construção

Uma pequena equipe do projeto foi constituída em 2007, mas devido a restrições orçamentárias na época, a codificação do sistema iniciou somente em 2008. Esse período de um ano foi fundamental para a preparação da equipe, pois neste período a equipe estudou profundamente os processos empregados na gestão de uma obra pública no âmbito do Exército, estabelecendo comparações entre o processo definido em normas, o processo realmente executado e como o processo poderia ser executado com maior eficiência e eficácia. Durante esta fase a equipe pesquisou diversas tecnologias que poderiam compor a solução. O resultado desta pesquisa orientou a arquitetura do sistema e apontou o emprego da geotecnologia como uma alternativa desafiadora. Estava claro que a gestão das obras deveria se iniciar pelo patrimônio. Com isso o uso de geotecnologia tornava-se imprescindível.

A decisão de aplicar geotecnologia na solução era clara e tinha o apoio irrestrito da Direção. Começava-se um novo desafio, georreferenciar todo o patrimônio jurisdicionado ao Exército para alimentar um Banco de Dados Geográfico. A primeira medida foi iniciar um novo projeto, paralelo e complementar ao OPUS, denominado Projeto de Vetorização. Fez-se necessário definir um processo de produção cartográfica, em que contempla-se os diferentes tipos de plantas: papel e digital, os diferentes formatos de arquivos: dwg, dgn, pdf, shapefile e jpg e os diferentes níveis de qualidade do dado geográfico.

O trabalho da equipe de vetorização durou quatro anos e contou com efetivo variável ao longo deste período, mínimo de cinco pessoas e máximo de vinte cinco no auge no trabalho. Após o encerramento do projeto, o trabalho de ajustes na vetorização continua sendo executado, não mais como um projeto e sim como uma atividade permanente da DOM.

Simultâneo ao Projeto de Vetorização, a equipe de desenvolvimento de software desenvolveu uma Infraestrutura de Dados Espaciais (IDE) que é um sistema informático integrado por um conjunto de recursos (catálogos, servidores, programas, aplicações, páginas Web,…) que permite o acesso e a gestão de um conjunto de dados e serviços geográficos (descritos através dos seus metadados), disponíveis na Web, que cumpre uma série normas e especificações que regulam e garantem a interoperabilidade da informação geográfica, em conformidade com os seus respectivos quadros legais. Sobre esta Infraestrutura de Dados Espaciais os processos finalísticos foram desenvolvidos. Começando com a gestão de demandas de manutenção, passando pela gestão financeira, gestão contratual, gestão de projetos de engenharia, etc. Deste modo os principais processos foram informatizados causando um grande impacto nos trabalhos realizados por todos os envolvidos nos processos.

Potencial

Replicação

A parceria existente entre o DEC e a SPU no desenvolvimento de uma Infraestrutura de Dados Espaciais para o Programa de Modernização do Patrimônio da União é um exemplo real do potencial de replicação da solução. Como a Infraestrutura de Dados Espaciais de Imóveis do OPUS que atende plenamente o negócio de gestão de obras militares, não é difícil enxergar a aplicação desta estrutura para fazer gestão em outras áreas de negócio. Como por exemplo:

  • Gestão Ambiental – o cruzamento dos imóveis do Exército com camadas ambientais externas, disponíveis através de serviços na Internet, possibilita uma poderosa ferramenta de análise;
  • Gestão Logística – a possibilidade de visualizar espacialmente o local de emprego de um item logístico adquirido. Como os postos de combustíveis estão todos georreferenciados, seria possível obter informações dos níveis de gasolina, álcool e diesel através de um esquema de cores, indicando quando índices estivessem abaixo de um limite crítico. Obviamente há necessidade de associar um processo para obter essa informação que poderia ser através de sensores nas bombas;
  • Gestão de Pessoal – mapas temáticos de distribuição de pessoal no território nacional através de seu vínculo com OM. Resultados de pesquisas de determinado perfil profissional poderiam apresentar o resultado em mapa;
  • Gestão Financeira – mapas temáticos, com graduação de cores, conforme intensidade, mostrando onde ocorre maior índice de descentralização de recurso de determina ação financeira;
  • Gestão de Necessidades – assim como na gestão de obras, qualquer tipo de necessidade, que possua referência espacial, poderia valer-se desta vantagem, facilitando os processos de planejamento e atendimento;
  • Gestão de Material – a gestão do material, com o conhecimento do local de seu emprego, facilitaria o controle, desde o alto gestor até o responsável direto pelo material.

Cenário Atual

Hoje

Atualmente todas as Organizações Militares do Exército que ocupam patrimônio acessam o OPUS. Os Planos Diretores das OMs são georreferenciados. As unidades podem interagir com um Plano Diretor digital contribuindo com sua atualização sem a necessidade de ferramentas externas ao Sistema. As necessidades de obras das OM estão em uma ficha digital e dinâmica, assim como as priorizações regionais. Não sendo mais necessário obedecer calendários rígidos com datas de fechamento para inclusão e envio de necessidades. O Planejamento Estratégico das Obras de Investimento está disponível para os diversos atores responsáveis pelo processo, permitindo uma maior agilidade na realização de ajustes, que são solicitados pelo Sistema. Visando a otimização do uso de recursos financeiros, a DOM vem disponibilizando Expectativas de Crédito para antecipar o processo licitatório de obras. Expectativa de Crédito é um instrumento no qual a DOM compromete-se com o atendimento de uma necessidade e a Unidade Gestora (UG) poderá – em termos de licitação - expedir atos convocatórios, receber e abrir as propostas, adjudicar o vencedor do certame, mas somente homologar (ato privativo do OD), contratar e empenhar a despesa quando houver a disponibilidade efetiva do crédito orçamentário, ou seja, a emissão de Nota de Movimentação de Crédito - NC.

Ao concluir o processo licitatório, a UG informa os dados da licitação por meio do OPUS. Devido essa melhoria do processo, nos últimos quatro anos a DOM tem recebido mais recursos que o previsto para manutenção, pois outros órgãos dentro do Exército que não tem condições de emprego imediato recorrem a DOM que tem uma lista de obras em condições de emprego imediato do crédito. Aprovação de Projetos de Básicos e Executivos sem a necessidade tramitação de papel. O usuário realiza o upload de todos os arquivos que constituem o projeto para uma nuvem particular controlada pelo Sistema. Em todas as fases importantes de processos, os usuários são notificados por e-mail de acordo com o perfil, de modo a realizarem alguma atividade oportuna. Projetos aprovados ficam disponíveis para download por todas as unidades que elaboram projetos, permitindo seu reaproveitando.


Acompanhamento de Obras e Plano Diretor
Acompanhamento de Obras e Plano Diretor

Resultados e Impacto

Nos últimos 10 anos o orçamento de obras militares aumentou significativamente, além disso houve redução do efetivo existente. A agilidade proporcionada pelo OPUS permite uma rápida execução do planejamento orçamentário. Devido a complexidade do processo de licitação de uma obra pública, historicamente o DEC figurava como o gestor orçamentário com menor índice de empenho comparado aos outros departamentos do Exército. Atualmente este cenário foi invertido, nos últimos anos, outros órgãos do Exército recorrem ao DEC para o ofertar recursos que seriam devolvidos. O OPUS possibilitou a efetivação da utilização do instrumento de expectativa de crédito, antecipando o processo licitatório e privilegiando o planejamento.

Toda a informação é transmitida de forma eletrônica, com isso foi possível a eliminação do uso de papel do uso de papel nos processo internos. As unidades que fazem solicitação de obras, conseguem saber quais as prioridades dadas pelos escalões superiores. Todos visualizam o planejamento dentro de seu nível de atuação. O andamento da execução física da obra é conhecido por todos os envolvidos. Possibilitando assim a transparência do processo. Informações como por exemplo: "área construída do Exército", que há alguns anos chegou a ser respondida após duas semanas, está disponível a um click. Atualmente as decisões são tomadas com informações confiáveis e oportunas tanto no nível executivo, quanto gerencial e estratégico.

Sustentabilidade

Com a implantação do OPUS, houve a redução gradativa de itens como celulose, energia, combustíveis e equipamentos, todo papel consumido para emissão de ofícios, plantas, planos diretores e memoriais descritivos, bem como o tempo gasto na produção da informação, foram eliminados e outros drasticamente reduzidos. Em 2014 a DOM foi reconhecida pelo Programa Socioambiental Ecolméia através de recebimento do Selo Verde - Categoria Ouro.

Acesse já: http://ecolmeia.org.br/selo-verde/selo-verde-ouro/

A certificação Selo Verde demonstra que o uso de tecnologias e sistema de informação, tais como os utilizados no OPUS, permitem imediata redução dos impactos ambientais. A iniciativa adotada pela Diretoria de Obras Militares é um exemplo a ser incorporado na gestão ambiental no âmbito do Exército Brasileiro e nas demais instituições públicas que se preocupam com as questões socioambientais.

Conheça mais sobre o OPUS

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